Allgemeines zum scannen und digitalisieren lassen

Informationen zum Scannen

Mit welchem Scanner sollte man Scannen

So ungewöhnlich die Frage klingt so essentiell wichtig ist diese. Heutzutage gibt es mittlerweile nicht mehr nur die gewöhnlichen Flachbettscanner, sondern ebenfalls Buchscanner, Handscanner, Einzugsscanner, Großformatscanner, Dokumentenscanner und viele weitere alternativen.

Somit stellt sich zunächst die Frage mit welchem Gerät scannt man am effektivsten die vorhandenen Dokumente.

Den schnellsten und effektivsten Scanprozess erreicht man mit einem Einzugsscanner. Hierbei bedarf es allerdings sorgfältiger Vorbereitung der Dokumente. Jegliche Bindung muss dabei entfernt werden, wie z. B. Heftklammern, Klebebindungen, Büroklammern, Schnellhefter und jegliche andere Bindungsform. Des Weiteren muss im Vorfeld eine vernünftige Sortierung der Dokumente erfolgen. Die Vorbereitung der Dokumente ist zumeist Zeitintensiver als das Scannen mit einem modernen Einzugsscanner. ADF Einzugsscanner schaffen es durchaus 500 A4 Dokumente auf einmal aufzunehmen und diese innerhalb von 5 Minuten zu verarbeiten.

Das Scanergebnis wird jedoch schwer zu wünschen übrig lassen, ohne die nötige Scansoftware. Erst die Software richtet die scannten Dokumente gerade, entfernt den auftretenden schwarzen Rand, entfernet die Löcher, sorgt für Farbkorrekturen (vor allem Hintergrund weiß), etc.

Ohne die nötige Software ist ein Einzugsscanner so gut wie nutzlos. Die einzige uns bekannte gute Alternative für den Kleinbetrieb/Hausgebrauch und kleines Geld, ist der Einzugsscanner von Fujitsu (Scan Snap). Die mitgelieferte Software erzielt ohne große Anwenderkenntnisse sehr gute Ergebnisse, sowohl in Farbe, wie auch in S/W. Dabei erkennt das Gerät selbstständig (Farberkennung automatisch), ob das eingescannte Dokument in Farbe oder S/W abzuspeichern ist. S/W-Scans haben grundsätzlich eine viel kleinere Dokumentengröße.

Nachteile:

Dicke Papierformate (z. B. die Cover eines gebundene Buches) können nur mit einem Flachbettscanner eingescannt werden.

Wie sollte man scannen und was darf man ersetzend scannen?

Die Frage wie man scannen sollte beantworten die gesetzlichen Vorschriften für uns:

Auszug aus dem § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen… (2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nr. 4a können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. …

Übersicht der Dokumente, die Sie scannen und elektronisch speichern dürfen:Rechnungen, Bewirtungsbelege, Rechnungskopien von Ausgangsrechnungen, Bescheide über Steuern, Gebühren und Beiträge, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine, Kommissionslisten, Frachtbriefe, Lohn- und Gehaltslisten, Lohnabrechnungen, Preislisten, Werkstattabrechnungen, Vertragsurkunden, Zahlungsanweisungen, Kontrollzettel, Kontoauszüge (papieren oder elektronisch), Saldenlisten und/oder Saldenbestätigungen, Zinsrechnungen, Belastungs- und Gutschriftnoten, Buchungsanweisungen, Aufzeichnungen über Bestandsverzeichnisse und Prozessakten. Das Fahrtenbuch ist kein Buchungsbeleg. Empfangene Handel- oder Geschäftsbriefe; Versendete Handel- oder Geschäftsbriefe; Handel- oder Geschäftsbriefe sind alle nicht mündlichen Mitteilungen eines Kaufmann über geschäftliche Angelegenheiten nach außen, z.B. Angebote, Annahmeschreiben, Auftragsbestätigungen, Quittungen, Empfangsbestätigungen, Mängelrügen, Kündigungserklärungen, Bestellscheine. Die äußere Form ist der Mitteilung ist dabei unerheblich, sodass Postkarten, Briefe, Faxe, E-Mails und ggf. Webseiten oder SMS als Geschäftsbriefe eingeordnet werden können.

Des Weiteren erklärt der nachfolgende Auszug eines Rechtsgutachtens, warum Sie auf durchsuchbare PDF/a-Dateien, Indexierung und eine qualifizierte digitale Signatur des Scandienstleisters nicht verzichten sollten:

Original und KopieDie Frage der Übertragbarkeit der Begriffe „Original“ und „Kopie“ auf die elektronische Welt ist für die Transformierung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente und die Kommunikation mit originär elektronischen Dokumenten gesondert zu beantworten. Wird ein Dokument aus der papiergebundenen Welt in die elektronische Welt übertragen, so entscheidet die Qualität des Scannens über die Qualität des elektronischen Dokuments. Der Medienbruch vom Papierdokument als Ausgangsdokument in das elektronische Dokument als Zieldokument ist wegen eines möglichen Datenverlustes so kritisch wie der Medienbruch vom elektronischen Dokument in das Papierdokument durch Ausdrucken. In jedem Fall ist entscheidend, dass die Informationen des Ausgangsdokuments in dem Zieldokument enthalten sind. Diese konkrete und nachprüfbare Anforderung sollte das rechtliche Kriterium sein und nicht die an die Papierdokumentation gebundenen Begriff von „Original“ und „Kopie“.

Scannen von PapierdokumentenDer Archivierungsvorgang beginnt mit dem Scannen der Papierdokumente und setzt sich in die Phase der Aufbewahrung fort. Entscheidend für den Scannvorgang ist, dass die Informationen des Papieroriginals in die elektronische Form übernommen werden. Dies soll nach den GoBS durch eine Organisationsanweisung sichergestellt werden, in der geregelt ist, wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird, ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist, wie die Qualitätskontrolle auf Vollständigkeit und wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat. Im Ergebnis muss durch die Transformation von Papierdokumenten in elektronische Dokumente sichergestellt sein, dass das Zieldokument mit dem Ausgangsdokument übereinstimmt und von wem die Übereinstimmung kontrolliert worden ist. Problematisch ist die Automation der Ergebniskontrolle von Ausgangsdokument und Zieldokument wegen möglicher technischer Risiken und Fehlinterpretationen. Ein Ausschluss dieser Risiken mit letzter Sicherheit ist nicht möglich. Deshalb sollte der Transformationsprozess des Scannens durch geregelte Stichprobenkontrollen unterstützt werden.

Gesicherte AufbewahrungDie Aufbewahrung von Unterlagen ist ordnungsmäßig, wenn die gesicherte Aufbewahrung gewährleistet ist und für die Dauer der Aufbewahrung die Informationen auf dem Speichermedium jederzeit abrufbar erhalten bleiben. Die Ordnungsmäßigkeit ist nicht von bestimmten Speicherformaten und Speichermedien abhängig, denn die GoBS sind wie die

Wiedergabe und Langfristarchivierung Die Wiedergabe von aufbewahrungspflichtigen Informationen ist gemäß § 257 Abs. 3 HGB ordnungsmäßig, wenn der Zugriff innerhalb einer angemessenen Frist möglich ist und nach § 147 Abs. 2 AO, wenn der Zugriff „unverzüglich“ möglich ist. In der zivilrechtlichen Definition heißt „unverzüglich“ ohne schuldhaftes Zögern. Diese Frist für das Lesbarmachen ist analog zu § 238 Abs.1 Satz 2 HGB nach den Verhältnissen des Einzelfalles zu bestimmen. Hierzu muss das Dokument mit einem Index versehen sein, unter dem es aufgefunden werden kann. Problematisch ist die Langfristarchivierung: Dokumente, deren Inhalt der vertraglichen oder deliktsrechtlichen Verjährung unterliegen, müssen über einen Zeitraum von mindestens 30 Jahren archiviert werden. Während dieses Zeitraums muss der Zugriff auf das Dokument möglich sein. Eine Lösung für dieses Problem muss in einem Migrationskonzept gefunden werden, durch das die Dokumente in der jeweils aktuellen Archivierungstechnologie während des Archivierungszeitraums verfügbar sind. Der von der Nestor-Arbeitsgruppe erarbeitete Kriterienkatalog für die Langfristarchivierung sieht die Verfügbarkeit der Metadaten als wesentliche Funktion für die ordnungsmäßige Wiedergabe an. Das Datenmanagement muss dazu geeignet sein, die notwendigen Funktionalitäten des digitalen Langzeitarchivs zu gewährleisten. Hierzu muss das digitale Langzeitarchiv in ausreichendem Maße Metadaten

für eine formale und inhaltliche Beschreibung und Identifizierung der digitalen Objekte,
zur strukturellen und technischen Beschreibung der digitalen Objekte,
zur Beschreibung von Nutzungsrechten und -bedingungen

Vernichtung des Originals Die Vernichtung des Papieroriginals nach dem Scannen ist der gewünschte organisatorische Effekt. Diese Vernichtung des Papieroriginals ist zivilrechtlich (4.2.4.1) und zivilprozessrechtlich (4.2.4.2) zu bewerten. Im Ergebnis besteht nach beiden Rechtsaspekten kein Hindernis für die Vernichtung des Papierdokuments, das gescannt worden ist.

ZivilrechtDie Rechtswirksamkeit der Erklärung wird durch das Papierdokument begründet. Durch das Scannen geht die Rechtswirksamkeit nicht verloren, denn das elektronische Dokument weist auf die papiergebundene rechtswirksame Erklärung hin. Dies gilt auch für den Fall der gesetzlichen Schriftform. Denn durch das elektronisch archivierte Dokument kann nachgewiesen werden, dass die Erklärung in Schriftform und damit rechtswirksam erfolgt ist. Damit die Rechtswirksamkeit erhalten bleibt ist es nicht notwendig, das gescannte Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen, denn die qualifizierte elektronische Signatur ist nicht von dem Aussteller des Dokuments, sondern von der Scanstelle generiert worden. Damit wird lediglich erklärt, dass das Dokument von einer bestimmten Person eingescannt worden ist, nicht aber, dass das Dokument von einer bestimmten Person ausgestellt worden ist. Das Aufbewahren des gescannten Papierdokumentes ist nicht erforderlich, da das elektronische Dokument ein Abbild der rechtswirksamen Erklärung ist. Damit kann das Papierdokument, das gescannt worden ist, aus zivilrechtlicher Sicht vernichtet werden, auch wenn eine qualifizierte elektronische Signatur nicht in den Scanvorgang integriert ist.

Zivilprozessrecht Ein elektronisches Dokument ist in der Regel keine Urkunde, da es in materialisierter Form von dem Aussteller nicht unterzeichnet ist. Damit unterliegt das elektronische Dokument als Objekt des Augenscheins der freien Beweiswürdigung des Gerichts. Die freie Beweiswürdigung wird bestimmt durch Hinweise auf die Integrität und Authentizität des Dokuments. Für die Beweisqualität elektronisch archivierter Dokumente spricht die Aufbewahrung nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit. Mit der Aufbewahrung entsprechend diesen Grundsätzen wird die elektronische Dokumentation gegen Änderungen geschützt und sind damit Indizien für die Beweissicherheit gegeben. Dies ermöglicht es, auf Papierdokumente, die gescannt worden sind, zu verzichten und sie zu vernichten. Die Integration der qualifizierten elektronischen Signatur in den Scanvorgang ist nicht erforderlich, denn, wie zuvor unter 4.2.4.1 festgestellt, wird die qualifizierte elektronische Signatur nicht von dem Aussteller des Dokuments, sondern von der Scanstelle generiert und wird damit lediglich erklärt, dass das Dokument von einer bestimmten Person eingescannt worden ist nicht aber, dass das Dokument von einer bestimmten Person ausgestellt worden ist. Durch die in den Scanvorgang integrierte qualifizierte elektronische Signatur entsteht keine Urkundenqualität nach § 371a ZPO. Die Beweisfunktion der qualifizierten elektronischen Signatur als Bestandteil des Scannens ist auf ein Indiz für die Integrität des Dokuments im Rahmen der freien Beweiswürdigung des Gerichts beschränkt. Die Aufbewahrung des Papieroriginals ist nicht erforderlich, da durch Scannen Integrität und damit Authentizität des elektronischen Dokuments erreicht wird. Damit kann auch aus beweisrechtlichen Aspekten das Papierdokument vernichtet werden.

ErgebnisAus der elektronischen Archivierung nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit entsteht Integrität für die elektronischen Dokumente. Hieraus ergibt sichdie entscheidende Konsequenz für die Praxis, dass die Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet werden können. Die Integration der qualifizierten elektronischen Signatur in den Scanvorgang und die Aufbewahrung des gescannten Papieroriginals ist weder für die Rechtswirksamkeit des gescannten Dokuments noch für die Beweissicherheit rechtlich nötig, sondern eine Interpretation der Beweisqualität gescannter Dokumente auf höchstem Niveau. Ob dieses Niveau als High- End-Lösung der Beweissicherheit gewählt wird, ist Gegenstand einer unternehmerisch-betriebswirtschaftlichen Entscheidung, die von den Kosten für den Archivierungsvorgang und dem möglichen Nutzen in einem eventuellen Haftungsprozess bestimmt wird. Diese betriebswirtschaftliche Abwägung gilt auch für klinische Studien, die als Papierdokumente gescannt worden sind. Auch für klinische Studien besteht eine rechtliche Pflicht zur Aufbewahrung der gescannten Papierdokumente nicht und ist eine Erlaubnis zur Vernichtung der gescannten Papierdokumente nicht erforderlich. Bei wachsenden IT-Lösungen zur Optimierung klinischer Abläufe und der damit verbundenen Generierung originärer elektronischer Dokumente mutet die Aufbewahrung gescannter Papierdokumente als Rückgriff in die Vergangenheit der Beweissicherheit des papiergebundenen Urkundenbegriffs an.

Quelle: Rechtsgutachten zur elektronischen Archivierung im Auftrag der TMF - Technologie- und Methodenplattform für die vernetzte medizinische Forschung

Gutachter: Dr. Ivo Geis, Hamburg Reviewer: Prof. Dr. Roßnagel, Universität Kassel