FAQ

Akzeptiert das Finanzamt die gescannten Dokumente/Rechnungen?

Eri­di­an.de spei­chert in einem vom Finanz­amt ak­zep­tier­ten For­mat und Archivsys­tem. Schnell und ein­fach haben Sie alles parat für Ihre Steu­er­er­klä­rung. Als Selb­stän­di­ger oder Un­ter­neh­mer ste­hen sie in der Ver­pflich­tung ihre Rech­nun­gen, Quit­tun­gen und ähn­li­che Do­ku­men­te bis zu 10 Jahre auf­be­wah­ren zu müs­sen. Eri­di­an.de er­mög­licht Ihnen einen neuen Weg der Spei­che­rung, nicht mehr bei Ihnen im Büro in Ak­ten­schrän­ken und Ak­ten­ord­nern, son­dern On­li­ne.
Wir möch­ten Ihnen Ak­ten­ber­ge und läs­ti­ges Su­chen nach Do­ku­men­ten ver­mei­den hel­fen, indem wir Ihre Do­ku­men­te On­li­ne spei­chern und Ihnen eine op­ti­ma­le Suche er­mög­li­chen mit dem DMS von Eri­di­an.

Siehe hier­zu Schrei­ben Bun­des­mi­nis­te­ri­um der Finan­zen

Dürfen die Dokumente nach dem Scannen vernichtet werden?

Ja!

Soll­te Sie trotz­dem Zwei­fel haben set­zen Sie sich mit Ihrem Steu­er­be­ra­ter oder Rechts­an­walt in Ver­bin­dung, sie wer­den es Ihnen be­stä­ti­gen. Gerne be­ant­wor­ten wir Ihnen Ihre Fra­gen auch per­sön­lich. Wenn Sie sich für un­se­re Spei­cher­me­tho­de ent­schie­den haben, tritt Eri­di­an für Ihr Recht kos­ten­frei ein, soll­te es in ir­gend­ei­ner Form zu Be­schwer­den über die Spei­cher­me­tho­de kom­men. Bitte kon­tak­tie­ren Sie uns in einem sol­chen Falle um­ge­hend. Ihr An­lie­gen ist auch unser An­lie­gen! Ser­vice wird bei uns nicht nur groß ge­schrie­ben, son­dern auch prak­ti­ziert! Eri­di­an.de hält sich an die Vor­schrif­ten der GoBS, d.h. alle gescann­ten Do­ku­men­te stim­men bild­lich und in­halt­lich mit den uns zu­ge­sand­ten Do­ku­men­ten über­ein und wer­den mit dem Zeit­punkt des Scann-Vor­gangs, so wie mit einer qua­li­fi­zier­ten elek­tro­ni­schen Si­gna­tur ver­se­hen. Grund­sätz­lich ga­ran­tiert Eri­di­an für die Les­bar­keit der Do­ku­men­te einen Scann-Vor­gang mit min­des­tens 300 DPI. Somit steht einer Ver­nich­tung im An­schluss an den Scan­vor­gang nichts ent­ge­gen.

Siehe hier­zu GoBs oder § 257 HGB, sowie Aus­zug §147 AO auch zu fin­den unter www.ge­set­ze-im-in­ter­net.de

Welche Dokumente müssen in Papierform aufbewahrt werden?

Mit Aus­nah­me von Jah­res­ab­schlüs­sen, Er­öff­nungs­bi­lan­zen, no­ta­ri­ell be­glau­big­ten Ur­kun­den, sowie amt­li­chen Ur­kun­den jeder Art (z.B. Zeug­nis­se, Be­schei­ni­gun­gen, Ge­neh­mi­gun­gen), dür­fen Do­ku­men­te gescannt und in di­gi­ta­ler Form re­vi­si­ons­si­cher ge­spei­chert wer­den.

Siehe hier­zu GoBs und Schrei­ben des Bun­des­mi­nis­te­ri­ums für Finan­zen.

Für welche Dokumente gelten die Kaufmännischen Aufbewahrungspflichten?

Auf­be­wah­rungs­pflich­ten nach Steu­er­recht 10 Jahre Auf­be­wah­rung gel­ten z. B. für:

Bu­chungs­be­le­ge.

Dazu zäh­len: Rech­nun­gen, Be­wir­tungs­be­le­ge, Rech­nungs­ko­pi­en von Aus­gangs­rech­nun­gen, Be­schei­de über Steu­ern, Ge­büh­ren und Bei­trä­ge, Rei­se­kos­ten­ab­rech­nun­gen, Lie­fer­schei­ne, Kom­mis­si­ons­lis­ten, Fracht­brie­fe, Lohn- und Ge­halts­lis­ten, Lohn­ab­rech­nun­gen, Preis­lis­ten, Werk­stat­t­ab­rech­nun­gen, Ver­trags­ur­kun­den, Zah­lungs­an­wei­sun­gen, Kon­troll­zet­tel, Kon­to­aus­zü­ge (pa­pie­ren oder elek­tro­nisch), Sal­den­lis­ten und/oder Sal­den­be­stä­ti­gun­gen, Zins­rech­nun­gen, Be­las­tungs- und Gut­schrift­no­ten, Bu­chungs­an­wei­sun­gen, Auf­zeich­nun­gen über Be­stands­ver­zeich­nis­se und Pro­zess­ak­ten. Das Fahr­ten­buch ist kein Bu­chungs­be­leg.

Kauf­mä­ni­sche Auf­be­wah­rungs­pflich­ten

Welche Folgen hat eine Pflichtverletzung der Aufbewahrungspflicht?

Sind auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge Un­ter­la­gen von vorn­her­ein nicht auf­be­wahrt wor­den oder vor Ablauf der Auf­be­wah­rungs­frist ver­nich­tet oder sonst­wie ab­han­den ge­kom­men, kön­nen sie im Zi­vil­pro­zess oder bei Aus­ein­an­der­set­zun­gen nicht vor­ge­legt wer­den. Ihr Be­weis­wert ent­fällt.

Wer­den die Auf­be­wah­rungs­pflich­ten nicht ein­ge­hal­ten und ent­spricht die Buch­füh­rung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, so ist die Finanz­be­hör­de be­rech­tigt, die Be­steue­rungs­grund­la­ge zu schät­zen. Wei­ter­hin kann bei der Ver­let­zung der Buch­füh­rungs­pflich­ten je nach Ein­zel­fall auf­grund der Ver­wirk­li­chung von Steu­er­straf­tat­be­stän­den oder an­de­ren Straf­tat­be­stän­den eine nicht un­er­heb­li­che Frei­heits­s­tra­fe dro­hen.

Dies gilt im Grund­satz auch dann, wenn Buch­füh­rungs­un­ter­la­gen vor Ablauf der Auf­be­wah­rungs­pflicht un­ver­schul­det ab­han­den ge­kom­men sind. Die Rechts­spre­chung hat je­doch an­ge­nom­men, dass ein Steu­er­pflich­ti­ger, dem Buch­füh­rungs­un­ter­la­gen durch hö­he­re Ge­walt (Über­schwem­mung, Brand, Ein­bruch u. ä.) ab­han­den kom­men, aus Bil­lig­keits­grün­den so zu be­han­deln ist als ob die Un­ter­la­gen noch vor­han­den seien.

Wie wird gescannt und wie werden die digitalen Dokumente online archiviert?

Wir scan­nen Ihre Do­ku­men­te im Du­plex-Scan­ver­fah­ren mit einer Auf­lö­sung von 300 dpi und spei­chern diese im Lang­zeit­ar­chiv­for­mat PDF/A. Durch­such­bar Die Do­ku­men­ten­struk­tur / -rei­hen­fol­ge eines uns zu­ge­sand­ten Ak­ten­ord­ners bleibt un­be­rührt, d. h. der Ak­ten­ord­ner wird on­li­ne im DMS von Eri­di­an 1:1 ab­ge­bil­det. Sie be­hal­ten Ihre ge­wohn­te An­sicht eines Ak­ten­ord­ner.

Zu­sätz­lich bie­tet Ihnen das DMS die Mög­lich­keit, wei­te­re In­for­ma­tio­nen zu den Do­ku­men­ten zu edi­tie­ren, so­dass die Ver­wal­tung noch ein­fa­cher für Sie ge­stal­tet wird.

Was bedeutet Revisionssicher?

Der Be­griff Re­vi­si­ons­si­cher­heit be­zieht sich auf die re­vi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung für elek­tro­ni­sche Archivsys­te­me, die in Deutsch­land den An­for­de­run­gen des Han­dels­ge­setz­bu­ches (§§ 239, 257 HGB), der Ab­ga­ben­ord­nung (§§ 146, 147 AO), der Grund­sät­ze ord­nungs­mä­ßi­ger DV-ge­stütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me (GoBS) und wei­te­ren steu­er­recht­li­chen und han­dels­recht­li­chen Vor­ga­ben ent­spre­chen. Der Be­griff ori­en­tiert sich damit am Ver­ständ­nis der Re­vi­si­on aus wirt­schaft­li­cher Sicht und be­trifft auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge oder auf­be­wah­rungs­wür­di­ge In­for­ma­tio­nen und Do­ku­men­te.

Quel­le: Wi­ke­pe­dia (http://de.wi­ki­pe­dia.org/wiki/Re­vi­si­ons­si­cher­heit)

Warum ist das speichern auf Eridian.de sinnvoller als auf Ihrem Rechner im Büro oder zu Hause?

Eri­di­an.de hilft Ihnen zu ver­hin­dern, dass Ihre Do­ku­men­te ver­lo­ren gehen. Für den Fall, dass Ihre DVD ver­lo­ren geht, Ihre Fest­plat­te ab­stürzt, Ihr PC von einem Virus an­ge­grif­fen wird, oder sons­ti­ge Lau­nen der Natur auf­tre­ten. Ihre Daten blei­ben für den Zeit­raum der In­an­spruch­nah­me un­se­rer Dienst­leis­tun­gen ga­ran­tiert re­vi­si­ons­si­cher und immer ab­ruf­be­reit. Wir sor­gen durch eine Spie­ge­lung un­se­res Ser­vers und re­gel­mä­ßi­ge Backups dafür, dass Ihre In­for­ma­ti­on on­li­ne si­cher sind. Wir in­ves­tie­ren im hohen Maße in Da­ten­schutz und Sys­te­me, die die Spei­che­rung und La­ge­rung Ihrer Do­ku­men­te zu­ver­läs­si­ger und si­cher macht als jeder durch­schnitt­li­che Büro- oder Haus­com­pu­ter. Mit dem DMS von Eri­di­an.de wis­sen Sie Ihre Daten gut auf­ge­ho­ben und kom­men Ihren ge­setz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten in vol­lem Um­fang nach.

Eri­di­an.de ist eine her­vor­ra­gen­de Web-Appli­ka­ti­on, die Ihnen hilft Ihre Do­ku­men­te si­cher und schnell zu er­fas­sen, auf­zu­be­wah­ren und in nur we­ni­gen Se­kun­den wie­der­zu­fin­den, damit Sie wie­der den ei­gent­li­chen Din­gen des All­tags nach­ge­hen kön­nen.

Welche Informationen werden von Eridian.de gespeichert?

Eri­di­an.de spei­chert le­dig­lich die für Ihren Ac­count not­wen­di­ge Daten, wie Name, Adres­se, E-Mail, und ähn­li­ches, und selbst­ver­ständ­lich zu­ver­läs­sig Ihre Do­ku­men­te. Diese Daten wer­den mit Lö­schung des Ac­counts auch voll­stän­dig aus der Da­ten­bank von Eri­di­an.de ent­fernt. Wir ga­ran­tie­ren Ihnen kei­ner­lei wei­te­re Aus­wer­tung, Wei­ter­ga­be oder Da­ten­spei­che­rung. Immer nach dem Kredo: " Was Du nicht willst das man Dir tut, das füg auch kei­nem an­de­ren zu.

Holt Eridian meine Akten auch direkt vor Ort ab?

Wir sind immer be­müht un­se­ren Kun­den­wün­schen so weit es geht nach­zu­kom­men. Bei grö­ße­ren Pro­jek­ten ver­steht es sich von selbst, dass wir Ihre Do­ku­men­te auch di­rekt vor Ort ab­ho­len. We­ni­ge oder ein­zel­ne Ak­ten­ord­ner kön­nen wir mo­men­tan nur gegen Auf­preis in Ber­lin ab­ho­len. Kon­tak­tie­ren Sie uns bitte dies­be­züg­lich über das Kon­takt­for­mu­lar oder te­le­fo­nisch unter 030/33939900.

Welche DVD-Rohlinge werden zur Archivierung von Eridian.de benutzt?

DVD-Roh­lin­ge für die Lang­zeit­ar­chi­vie­rung: DVD-R Archi­val Grade von Ver­ba­tim

Bei der pro­fes­sio­nel­len Archi­vie­rung von sen­si­blen Daten und der pri­va­ten Archi­vie­rung von wich­ti­gen Erin­ne­run­gen, wer­den spe­zi­el­le An­for­de­run­gen an die Lang­zeit­ar­chi­vie­rung von DVDs ge­stellt. Die neu ent­wi­ckel­te DVD-R Archi­val Grade von Ver­ba­tim er­füllt diese An­for­de­run­gen. Eine Dop­pel­re­fle­xi­ons­chicht aus Gold und Sil­ber ver­bun­den mit einer Hart­lack-Ver­sie­ge­lung bie­tet einen ma­xi­ma­len Da­ten­schutz und eine au­ßer­ge­wöhn­li­che lange Le­bens­dau­er. Dazu wird eine be­druck­ba­re Ober­flä­che und eine hohe Bren­ner­kom­pa­ti­bi­li­tät ge­bo­ten. Damit setzt Ver­ba­tim neue Maß­stä­be im Be­reich der DVD Archi­vie­rung.

  • 4,7 GB Ka­pa­zi­tät
  • Höchs­ter Grad der Auf­nah­me­sta­bi­li­tät
  • Ex­zel­len­te Archi­vie­rungs­le­bens­zeit
  • Für Video- (CLV) und Da­ten­an­wen­dun­gen (CAV)

Akzeptiert der Einzelhandel eine gescannte Quittung für den Gewährleistungsanspruch?

In Deutsch­land gilt ein Recht auf 2 Jahre Ge­währ­leis­tung nach Kauf. Hier­für gel­ten die ge­setz­li­chen Be­stim­mun­gen aus einem Kauf­ver­trag.

Der Nach­weis für einen ge­schlos­se­nen Kauf­ver­trag zwi­schen Ver­käu­fer und Käu­fer kann in aller Regel durch die Rech­nung nach­ge­wie­sen wer­den. Aber auch eine Kopie der Rech­nung, ein EC-Kar­ten­be­leg, ein Vi­sa­kar­ten­be­leg oder auch ein Leu­munds­zeu­ge rei­chen dafür aus. Ir­gend­ein Nach­weis muss je­doch er­bracht wer­den damit die Er­fül­lung der Ge­währ­leis­tung in An­spruch ge­nom­men wer­den kann. Die Er­fül­lung der Ge­währ­leis­tung muss immer der Ver­käu­fer leis­ten.

Kopie aus­rei­chend zum Nach­weis des Ge­währ­leis­tungs­an­spru­ches

Digitalisiert Eridian auch Dias?

Eri­di­an di­gi­ta­li­siert keine Dias. Wir kön­nen Ihnen je­doch für das Di­gi­ta­li­sie­ren von Dias, Ne­ga­ti­ven und Vi­deos die Firma Scan­kam­pa­gne emp­feh­len. 

www.scan­kam­pa­gne.de